Hamburg: 29.11.2018

Autor: Andin Tegen

„Ich hatte in fünf Minuten verstanden wie das System funktioniert.”

 

Zahlen sind wichtig, aber längst nicht alles – sagt Betriebswirt und Sozialpädagoge Detlef Diehr. Er berät Zahnärzte bei der Praxisgründung und achtet dabei auf weit mehr als nur auf das Controlling. Wie erlebt er die Praxissteuerung Hēa?

 

Herr Diehr, Sie sind nicht nur Controller, sondern auch Sozialpädagoge – welche Rolle spielt der Mensch beim Controlling?

Zahlen sind wichtig, aber sie sind nicht alles. Wir müssen den Menschen und seine individuellen Bedürfnisse beim Controlling immer mit einbeziehen. Im Zeitalter der Digitalisierung ist vieles komplexer geworden, die Anforderungen an Zahnärzte sind gestiegen. Vor 25 Jahren war es übersichtlicher: Jeder Krankenschein hatte einen Namen, hinter die Leistungen setzte man einen Haken. Es gab kaum EDV in den Praxen, mangels Statistiken war Controlling ein Fremdwort und selbst die Hygienevorschriften waren überschaubar. Heute ist ein ausgefeiltes Qualitätsmanagement Standard, manche Arztpraxen haben sogar eine eigene Marketingabteilung – damals durfte nicht mal geworben werden. Die Anforderungen ans Personal sind durch die Digitalisierung, den Delegationsgrad in den Praxen und den Konkurrenzdruck enorm gestiegen, und das vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels. Praxismanagement-Systeme helfen Zahnärzten dabei, mehr Zeit und Kontrolle über wichtige Themen wie Selbstmanagement, Patientengewinnung, Praxisführung oder Controlling zu gewinnen.

Welchen Stellenwert haben die Themen Finanzbuchhaltung, Controlling und Löhne heute konkret?

Einen hohen! Die Anforderungen an die Qualität der Buchführung sind seitens der Finanzbehörden in den letzten zwei Jahrzehnten stark gestiegen. Obwohl sich die Qualität allgemein verbessert hat, berichten immer mehr Steuerberater von einem deutlichen Anstieg von Steuerstrafverfahren, was in sich eigentlich unlogisch ist.

Vor welchen Herausforderungen stehen insbesondere Existenzgründer?

Gründen kann jeder – aber die ersten drei Jahre nach der Gründung entscheiden über den Erfolg der Praxis. Nach meinen Analysen haben 75 Prozent der existenzbedrohlichen Fehler ihren Ursprung in dieser Zeit. Viele Berater begleiten Zahnärzte bis zur Praxisgründung und lassen Sie dann alleine – es gibt wenig gute Konzepte für die Betreuung danach. Doch die sind wichtiger denn je! Ich halte die aktuelle Zeit günstig für die Gründung. Wenig Gründungswilligen stehen viele Praxisabgeber gegenüber. Die großen Herausforderungen sind die komplexen Anforderungen und Entscheidungen zu Beginn zu managen.

Die Statistik-Funktion in Hēa: Was macht die besonders?

Erst mal grundsätzlich: Entscheidend für eine Zahnarztpraxis sind klare Abläufe und eine Praxissteuerung, die den Alltag erleichtert und nicht verkompliziert. Hēa hat aus meiner Sicht die Fähigkeit, Zahnärzte hier deutlich zu entlasten. Insbesondere die Statistik-Funktion in Hēa verbindet die Vorteile smarter Funktionen. Das Feature ist schnell, intuitiv und hat einen hohen Detaillierungsgrad. Ich hatte in fünf Minuten verstanden wie das System funktioniert und erhalte alle wesentlichen Informationen in sehr kurzer Zeit. Ich finde, dass andere Statistik-Module oft zu überladen sind beim Thema Controlling. Es gibt zu viele Auswertungsmöglichkeiten und die wesentlichen fehlen trotzdem. Ich verstehe auch die Heil- und Kostenfunktionen nicht. Oft brauche ich zu viele Filtervorgänge oder es dauert sehr lange mit der Filterung. Das ermüdet.

Sie haben das Buch geschrieben „Wege zur eigenen Praxis für Existenzgründer“- was war Ihnen hier - in Bezug aufs Controlling und eine gute Praxissteuerung - wichtig?

In meinem Buch geht es darum, dem Existenzgründer wichtiges Handwerkszeug zur Verfügung zu stellen. Einmal für die Gründung und – das ist mir besonders wichtig - für seine Aufgabe als Praxisinhaber nach der Gründung. Dabei liegt mir das Thema „stabile Finanzen“ und deren Steuerung besonders am Herzen. Eine Praxissteuerung wie Hēa ist wichtig, eine gute Buchhaltung auch, aber vor allem die Verknüpfung von beidem. Ich habe ein Tool für diese Schnittstelle des Controllings entwickelt. Es geht individuell auf den Zahnarzt ein: Wo geht sein Geld hin, wo wird es ausgegeben? Wie läuft die steuerliche Entwicklung? Das Tool fasst die wichtigsten Infos aus der Praxissoftware und der Buchhaltung zusammen, auch Steuerprognosen – abgestimmt auf den jeweiligen Zahnarzt. Hinzu kommt auch eine Steuerprognose – abgestimmt auf die jeweilige Zahnarztpraxis.

Was war der Anlass für Sie, so ein Buch zu schreiben?

Ich habe mich immer gefragt: Warum geraten so viele Zahnärzte in finanziell schwieriges Fahrwasser und wie kann man dies vermeiden? Das sind intelligente Menschen, die nicht fahrlässig falsch handeln. Ich habe festgestellt, dass die meisten Fehler bereits in den ersten drei Jahren nach der Gründung erfolgten und für den Zahnarzt oft nicht sichtbar sind. Drei klassische Fehler im Finanzbereich sind, in der Gründungsphase kein systematisches Rücklagenkonzept zu haben, zu früh in die Altersversorgung oder die eigene Immobilie zu investieren. Mangels Liquidität sind sie dann anfällig, wenn sie mal in eine Reinvestition tätigen müssen. Das sind oft traurige Schicksale, die sich mit dem richtigen Konzept vermeiden ließen.

Zur Person: Detlef Diehr berät Zahnärzte bei der Gründung und Entwicklung ihrer Praxis. Zu seinem Portfolio zählen unter anderem die betriebswirtschaftliche Analyse, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Controlling und Teamentwicklung in Zahnarztpraxen. Seit 2018 bietet er auch Mastermind-Gruppen für Zahnärzte an. Der Betriebswirt und Diplom-Soziologe hat jüngst das Buch „Der Weg zur eigenen Zahnarztpraxis: Erfolgreich gründen – erfolgreich werden“ beim Spitta Verlag veröffentlicht. > www.diehr-praxisplus.de